Forse hai già prenotato le tue vacanze, ma molti clienti non hanno sempre presenti le esigenze di aziende e professionisti, è bene allora informarli per tempo. Hai già pianificato il lavoro durante la tua assenza? Nessuno stress, una persona preparata conta per due.

Riserva parte della giornata

Se sei in partenza per le vacanze è buona pratica riservare una porzione della tua giornata lavorativa per occuparti dell'amministrazione e per informare clienti e partner. Riserva le stesse ore anche per quando sarai di ritorno. In questo modo hai tempo di rispondere tranquillamente a tutte le chiamate o e-mail perse.

Ordine del giorno

Dai un'occhiata a quali appuntamenti hai prima della partenza e quali sono programmati immediatamente dopo. Ci sono fornitori, clienti o dipendenti che si aspettano qualcosa da te durante la tua pausa? Tieni presente queste aspettative e scadenze in modo che nessuno si trovi di fronte a sorprese. Considera anche partner e/o consegna di materiali ordinati.

Fatturazione

Si consiglia di dare un'occhiata più da vicino alle fatture (in sospeso) prima della partenza. È stato tutto pagato? Forse hai ancora dei pagamenti che ti aspetti, che devi effettuare o ci sono fatture che non hai ancora inviato dopo aver completato un lavoro. Avere tutte le fatture a posto ti farà partire per le vacanze a cuore leggero.

Non perdere un cliente

Se un cliente non ha un appuntamento già fissato potrebbe rivolgersi alla concorrenza con grande rapidità. Informando per tempo clienti e partner della propria assenza gli si da modo di organizzarsi ed aspettare il tempo necessario. Ogni azienda trova il sistema più appropriato, segnalamo alcuni consigli relativi all'utilizzo dell'e-mail ma che possono essere considerati per diversi tipi di comunicazione:

• Non dimenticare di impostare il tuo messaggio 'fuori sede'. Brevemente spiega la tua assenza e le date in cui non sarai raggiungibile. Anche una nota amichevole, in cui desideri augurare al cliente una bella estate, non guasta!
• Puoi considerare di cambiare temporaneamente la tua firma. Indica chiaramente sotto il tuo nome e le informazioni sulla tua compagnia il periodo della tua assenza.
• Se desideri informare le persone in anticipo, invia un preavviso. Copia gli indirizzi dei contatti commerciali e incollali nella linea di copia nascosta (Ccn) così rispetterai la privacy dei tuoi contatti. Notificando in anticipo la tua partenza darai modo a chi ne ha bisogno di contattarti prima che tu vada in vacanza.

Gli ultimi consigli

Puoi notificare il tuo periodo di assenza anche tramite Instapro, sul tuo profilo o direttamente nelle proposte che invii ai clienti. Se sei attivo sui social media e gestisci una pagina aziendale, pubblica un annuncio con una bella immagine, risalta più velocemente. Parli con un potenziale cliente o sei uno dei tuoi fornitori? Non dimenticare di segnalare che per qualche giorno ti godrai un po' di meritato relax.

Buone vacanze!